Trong kinh doanh quy trình thực hiện đơn hàng là một hoạt động không thể thiếu đối với mỗi doanh nghiệp. Vậy bạn đã biết cách tối ưu và tiết kiệm chi phí trong cách quản lý quy trình thực hiện đơn hàng hiệu quả hay chưa? Hãy cùng Fulfillment Việt Nam đến với bài viết sau đây để giải đáp các thông tin về quy trình thực hiện đơn hàng chuẩn nhé!
Quy trình thực hiện đơn hàng được hiểu như thế nào?
Quy trình thực hiện đơn hàng là gì?
Quy trình thực hiện đơn hàng rất cần thiết cho mỗi doanh nghiệp
Hiểu một cách đơn giản thì sau khi người tiêu dùng lựa chọn mua hoặc đặt hàng sản phẩm của bạn từ online hay trực tiếp tại cửa hàng hay doanh nghiệp thì các bước trong quá trình thực hiện việc chuẩn bị đơn hàng để vận chuyển hàng hóa đến tay khách hàng thì được gọi là quy trình thực hiện đơn hàng.
Thông thường quá trình order fulfillment là gì sẽ bao gồm các công đoạn sau đây:
- Chọn và đóng gói các sản phẩm trong kho lưu trữ theo đúng các đơn hàng mà người tiêu dùng lựa chọn trong các hộp hay phong bì,…
- Gắn các thông tin cần thiết trên sản phẩm.
- Sau khi thực hiện các bước trên, hàng sẽ được vận chuyển cho các đơn vị giao hàng.
Chức năng của quy trình thực hiện đơn hàng
Quá trình thực hiện đơn hàng có rất nhiều lợi ích khác nhau
Sau khi tìm hiểu về khái niệm của quy trình thực hiện đơn hàng ta đã hiểu được phần nào về công dụng và chức năng của nó đối với doanh nghiệp. Một số chức năng điển hình của nó có thể kể đến như:
- Giúp khách hàng không tốt quá nhiều thời gian để chọn phương tiện khi vận chuyển đồ.
- Dễ dàng kết nối với người dùng, có các hệ thống thông minh giúp hỗ trợ các vấn đề của người tiêu dùng một cách nhanh nhất.
- Tối ưu hóa thời gian của các doanh nghiệp dễ dàng quản lý tình trạng của sản phẩm trong kho và không làm các thao tác quá nhiều trong quá trình vận chuyển, đóng gói hàng.
- Giúp hoạt động kinh doanh của các doanh nghiệp thuận lợi hơn, quy mô được mở rộng trên nhiều lĩnh vực trong nước và quốc tế, giúp việc quản lý trở nên linh hoạt tối ưu trong quá trình kiểm kê, xuất kho hàng hóa.
- Có thể áp dụng các chiến lược mới trong mô hình quản lý các quy trình thực hiện đơn hàng, giúp doanh nghiệp tiếp cận quản lý hàng tồn kho để đạt được tốc độ tăng trưởng nhanh chóng.
- Doanh nghiệp có quá trình thực hiện đơn hàng hợp lý sẽ giúp tiết kiệm tối đa được chi phí đào tạo nguồn nhân lực để quản lý công ty. Với Fulfillment Center là gì cũng sẽ giúp bạn có lựa chọn tối ưu nhất.
Xem thêm: Lazmall là gì? Cách đăng ký lazmall chuẩn nhất năm 2022
Xem thêm: Hướng dẫn đăng ký bán hàng trên sendo dễ dàng, đơn giản
Ưu điểm của quy trình thực hiện đơn hàng
Các ưu điểm tuyệt vời khi có quy trình thực hiện đơn hàng hợp lý
Những ưu điểm tuyệt vời của quy trình thực hiện đơn hàng khi các doanh nghiệp áp dụng có thể kể đến như:
- Tránh cho doanh nghiệp rơi vào tình trạng hàng hóa bị tồn kho quá mức hay khó bán hoặc bị thiếu hụt do tác động bên ngoài hay do nhân viên kiểm kế,…
- Hạn chế tối đa những vấn đề sai sót trong quá trình xử lý các đơn hàng đến tay người tiêu dùng để tránh các thiệt hại về uy tín của doanh nghiệp hay công ty như giao hàng quá thời gian quy định, nhầm lẫn các địa chỉ đơn hay sai sót về các sản phẩm,…
- Giúp doanh nghiệp giảm thiểu tối đa về chi phí, nhân sự và thời gian thông qua đầu tư một hệ thống quản lý hiệu quả.
- Giúp các doanh nghiệp có thể nắm bắt được tình hình tiêu thụ sản phẩm trên thị trường để có các kế hoạch và chiến lược kinh doanh phù hợp cho từng giai đoạn.
- Đánh giá, nhận xét được mức độ hài lòng của khách hàng về sản phẩm để phân tích được nhu cầu sử dụng của từng sản phẩm để các doanh nghiệp có thể tích trữ hoặc tồn đọng hàng hóa của mình phù hợp và hiệu quả nhất với bất cứ sản phẩm nào.
- Đánh giá được thị trường tiêu thụ sản phẩm trong các giai đoạn, thời điểm và có các kế hoạch thực hiện chiến lược cho doanh nghiệp hoạt động thông qua việc theo dõi và phân loại đúng các sản phẩm cả kể sản phẩm bán chạy hoặc tồn đọng trong kho lâu ngày.
- Vận chuyển các sản phẩm được tối ưu hóa tiện cho doanh nghiệp theo dõi toàn bộ quá trình thực hiện đơn hàng. Ngoài ra các doanh nghiệp có thể xác định được rõ đơn vị vận chuyển để quá trình bán hàng được diễn ra suôn sẻ hơn. Ở nước ngoài, các doanh nghiệp có thể lựa chọn sử dụng Fulfillment By Amazon.
Quy trình thực hiện đơn hàng cơ bản
Phê duyệt đơn hàng
Các đối tác của doanh nghiệp trong hoạt động kinh doanh có thể thông qua các đơn hàng hoặc các tính năng đề xuất nhận đơn để có thể nhận các đơn mà khách hàng đã đặt qua một danh sách cụ thể.
Và doanh nghiệp chỉ phê duyệt các đơn hàng đã đặt khi đã hoàn thành tất cả các yêu cầu về sản phẩm nghĩa là đáp ứng toàn bộ quy trình trên đơn hàng gồm các công đoạn như: ứng tiền, thu tiền, giao hàng tận nơi, túi giữ nhiệt…
Ngoài ra các doanh nghiệp phải liên hệ với người gửi để xác minh lại các đơn hàng trước khi đến lấy hàng. Và trong thời gian của từng dịch vụ các doanh nghiệp phải di chuyển đúng đến địa điểm lấy hàng trong các phạm vi phù hợp với quy định.
Liên hệ người gửi và lấy hàng
Tùy theo các dịch vụ theo yêu cầu lấy hàng hoặc mua hàng theo các thông tin đơn hàng mà người tiêu dùng đã đặt mua các doanh nghiệp sẽ kiểm tra hàng và các hệ thống ứng tiền (nếu có) trước khi xác nhận trạng thái đã lấy hàng. Và cần phải liên hệ cho khách hàng khoảng thời gian để sản phẩm đến tay người tiêu dùng.
Ngoài ra các doanh nghiệp hay công ty cần phải chú ý rằng phải đảm bảo các yêu cầu của pháp luật quy định về các sản phẩm bị cấm vật chuyển hay hàng hóa quá kích thước, những món đồ có tiền ứng không phù hợp với giá trị của hàng hóa.
Xem thêm: Bảng chi phí bán hàng trên Tiki chi tiết cập nhật 2022
Xem thêm: Hướng dẫn cách bán hàng trên Lazada từ A-Z hiệu quả
Giao hàng
Trong thời gian cho phép của các dịch vụ các bên vận chuyển trong quy trình thực hiện đơn hàng sẽ di chuyển hàng hóa đến địa điểm của khách hàng và sẽ liên hệ với người đặt hàng để giao hàng và thu tiền (nếu có).
Sau khi khách hàng đã nhận hàng và thực hiện các yêu cầu, hướng dẫn trên các đơn hàng (tùy từng sản phẩm sẽ có các chỉ dẫn khác nhau) và kiểm tra lại hàng đúng với nhu cầu mình muốn hay không sẽ cập nhật trạng thái của đơn hàng trên các ứng dụng hay các công ty bên thứ 3 (đối với các đơn hàng có yêu cầu xác thực).
Khách hàng có thể yêu cầu quay lại tại điểm lấy hàng (nếu có) và xác minh trạng thái hoàn thành của đơn hàng.
Thanh toán và hoàn trả hàng hóa
Trong các hoạt động kinh doanh chắc chắn không thể thiếu những trường hợp giao hàng không thành công bởi các sự cố ngoài ý muốn. Đối với vấn đề này bên thực hiện quá trình thực hiện đơn hàng sẽ giữ liên lạc theo đúng các quy định và thông báo những sai sót về sản phẩm phía bên gửi hàng trong thời gian ngắn để khách hàng có thể làm các quy trình đổi trả hàng hóa.
Nếu như hàng hóa không có bất kỳ vấn đề nào xảy ra, theo yêu cầu của các dịch vụ trong thời gian cho phép thì bộ phận bên quy trình thực hiện đơn hàng sẽ thu hộ tiền đơn hàng (nếu có) qua các ứng dụng hoặc các kho.
Hủy đơn hàng
Trường hợp không thể hoàn thành đơn hàng khiến khách hàng không thể xác nhận là đã lấy hàng trên ứng dụng. Nếu như nguyên nhân đến từ khách hàng thì bên bộ phận là các đối tác có thể yêu cầu khách hàng hủy đơn hàng trên các ứng dụng bằng các lý do chính đáng.
Cần hủy đơn hàng ngay khi xác định không thể thực hiện đơn hàng, không kéo dài thời gian giao hàng. Trường hợp đơn hàng đã xác nhận lấy bởi các khách hàng bạn sẽ phải liên hệ trực tiếp đến trung tâm chăm sóc khách hàng hướng dẫn xử lý.
Trên đây là toàn bộ các thông tin hữu ích về quá trình thực hiện đơn hàng mà người tiêu dùng hay các doanh nghiệp cần phải chú ý về nó. Có quy trình thực hiện đơn hàng hợp lý mới tạo ra được môi trường hoạt động kinh doanh giàu mạnh, mang lại nhiều phúc lợi cho cộng đồng và xã hội.
