Quản lý đơn hàng là việc làm hết sức cần thiết đối với các doanh nghiệp, cửa hàng. Hãy cùng tìm hiểu các thông tin chi tiết về việc này qua bài viết dưới đây nhé.
Quản lý đơn hàng là gì?
Quản lý đơn hàng là một quy trình theo dõi tình trạng đơn hàng và có những việc giúp xử lý và hoàn thiện đơn hàng. Quá tình này sẽ bao gồm các công việc như: lấy hàng, đóng gói đơn hàng, vận chuyển đơn hàng và giải quyết các yêu cầu sau khi bán hàng.
Có nhiều hình thức quản lý đơn hàng phù hộ với quy mô kinh doanh của từng cửa hàng và doanh nghiệp hướng tới. Các hình thức này có thể kể đến như:
- Quản lý trực tiếp: đây là hình thức tạo lập các tổ bộ phận phụ trách kiểm tra các đơn hàng dưới sự quản lý của các trưởng bộ phận.
- Quản lý dựa theo chức năng: là hình thức tạo lập các tổ bộ phận dựa theo chức năng của từng loại đơn hàng mà cửa hàng đang kinh doanh.
- Quản lý dựa theo sản phẩm: là hình thức phân chia sản phẩm thành các nhóm sản phẩm khác nhau để dễ quản lý hơn.
- Quản lý dựa theo địa lý: là hình thức tạo các tổ quản lý theo khu vực mà khách hàng mua và có những chiến lược hợp lý. Quản lý đơn hàng là 1 trong những thứ bao gồm trong dịch vụ fulfillment. Vậy Fulfillment là gì?
Quản lý đơn hàng là toàn bộ quá trình đến khi sản phẩm tới khách hàng
Quy trình quản lý đơn hàng đơn giản, chính xác
Dưới đây là quy trình quản lý đơn hàng đơn giản và dễ hiểu nhất cho mọi người có thể hiểu được nhé.
Bước 1: Nhận thông tin liên quan đến đơn hàng
Có nhiều hình thức mà đơn hàng sẽ được tiếp nhận, tùy thuộc vào từng loại mặt hàng mà cửa hàng cũng như khách hàng hướng tới. Có 4 loại đơn hàng được vận hành trong ngành này là:
- Hàng đặt trước: là loại hàng chuẩn bị được ra mắt thị trường nhưng khách hàng muốn sở hữu sớm nhất thì sẽ tiến hành đặt trước để có được sản phẩm đầu tiên.
- Hàng đặt lại: đây là loại sản phẩm đã hết hàng, các nhà bán lẻ sẽ liên hệ lại với cửa hàng để cung ứng thêm sản phẩm để bán theo nhu cầu của khách hàng tại đó.
- Hàng order: đây là loại hàng mà người bán cũng sẽ không có trong kho và cần nhập từ một nơi khác về. Khách hàng sẽ đặt hàng và người bán sẽ có nhiệm vụ nhập hàng, chuyển về cho khách hàng.
- Hàng purchase order: là đơn hàng mà các nhà cung cấp nguyên liệu hoặc sản phẩm cho doanh nghiệp.
Bước 2: Tiến hành xử lý đơn hàng
Đây là một bước hết sức quan trọng trong việc kiểm định hàng hóa trước khi đóng gói, phải đảm bảo đáp ứng được nhu cầu cùng với tiêu chí hàng hóa hay không.
Việc xử lý nhanh các đơn hàng cũng là yếu tố giúp cho khách hàng cảm thấy hài lòng hơn và lựa chọn dịch vụ tại đây.
Quy trình này sẽ bao gồm tất cả các công đoạn như: lấy hàng, đóng hàng và giao hàng. Các cửa hàng, doanh nghiệp phải cần có 1 bộ phận chuyên xử lý để ra được kết quả tốt nhất.
Xem thêm: 10 Cách chăm sóc khách hàng hiệu quả, tiềm năng
Xem thêm: Sơ đồ quy trình chăm sóc khách hàng hiệu quả
Bước 3: Xử lý các yêu cầu sau khi bán hàng
Khi đơn hàng đã được gửi tới khách hàng thì vẫn sẽ có những trường hợp thắc mắc của khách hàng. Nếu cửa hàng muốn mang đến trải nghiệm tốt nhất cho khách hàng thì phải giải quyết được những vấn đề này.
Hãy có một bộ phận để lắng nghe và giải đáp kịp thời, đúng đắn nhất các vấn đề mà khách hàng gặp phải. Nếu làm được điều này thì khách hàng sẽ cảm thấy hài lòng hơn và sẵn sàng chi trả cho việc mua hàng tiếp theo.
Các yêu cầu của khách hàng cần được giải quyết nhanh chóng
Cách quản lý đơn hàng hiệu quả
Với những ưu điểm vượt trội của quản lý đơn hàng hiệu quả như trên thì các doanh nghiệp cần phải đầu tư vào quá trình này. Hãy tìm hiểu cách quản lý đơn hàng hiệu quả dưới đây nhé.
Quản lý hàng hóa tồn kho
Việc có hàng hóa tồn kho sẽ khó khăn trong quá trình bán hàng và kinh doanh các mặt hàng mới. Việc sai lệch các thông số về hàng hóa sẽ ảnh hưởng rất lớn đến hoạt động kinh doanh của cửa hàng.
Việc kiểm hàng thường xuyên sẽ là một việc làm hết sức quan trọng và đảm bảo được rằng không có sự tồn đọng xảy ra và chênh lệch giữa báo cáo và thực tế. Việc đồng bồ hàng trên các trang bán hàng khác nhau sẽ giúp cho người bán và người mua biết được tình trạng hàng còn hay hết.
Phân loại các đơn hàng
Để có được tốc độ xử lý đơn hàng nhanh thì cần phải phân loại các đơn hàng ra thành từng loại khác nhau. Điều này giúp giảm được thời gian đi đơn và vận chuyển các đơn hàng đến tay của người mua.
Từ đây sẽ giúp cho các đơn hàng được giao đúng trong khoảng thời gian quy định, khách hàng sẽ cảm thấy hài lòng hơn.
Quản lý được các đơn vị vận chuyển
Người bán sẽ tiến hành đóng gói và giao hàng lại cho các đơn vị vận chuyển, họ sẽ tiếp nhận và gửi đến khách hàng. Quá trình này yêu cầu người bán phải xác nhận rõ được các thông tin quan trọng liên quan.
Cửa hàng phải liên tục cập nhận và theo dõi xem quá trình vận hành của đơn hàng, đảm bảo không thất lạc đơn trong quá trình vận chuyển. Việc đảm bảo được thời gian giao cũng sẽ là điều mà các cửa hàng cần chú ý đến.
Theo dõi quá trình vận đơn để đảm bảo chất lượng đơn hàngđang là một trong những ứng dụng nhắn tin phổ biến nhất
Giải quyết khiếu nại trả hàng
Trong một vài trường hợp, khách hàng cảm thấy không hài lòng về chất lượng cũng như là không muốn nhận hàng thì sẽ yêu cầu trả hàng. Lúc này cửa hàng sẽ phải liên hệ với khách hàng và tìm hiểu kỹ lý do.
Nếu lối ở phía của cửa hàng thì phải giải quyết hợp lý, nhận đổi trả hàng hoặc hoàn tiền cho khách hàng. Nếu vấn đề là của khách hàng thì cần phân tích cho họ hiểu và chấp nhận.
Xem thêm: Hệ thống quản lý đơn hàng là gì? Ưu điểm và quy trình
Xem thêm: 3PL là gì? Tiêu chí chọn dịch vụ 3PL
Chọn phần mềm quản lý đơn hàng hợp lý
Hiện nay đã có nhiều phần mềm quản lý đơn hàng cực hữu ích cho các cửa hàng. Không cần phải xử lý bằng tay như cách thông thường mà đã có những công cụ hỗ trợ thông minh và nhanh chóng.
Các cửa hàng, doanh nghiệp nên lựa chọn loại phần mềm phù hợp để có thể trợ giúp trong việc quản lý đơn hàng. Việc này giúp tiết kiệm thời gian, nhân lực và đảm bảo được tính chính xác cao hơn.
Những lợi ích khi quản lý đơn hàng
Mọi người đã tìm hiểu được các lợi ích cho việc quản lý đơn hàng chưa? Dưới đây là câu trả lời cho mọi người nhé.
Tránh trường hợp tồn kho hay thiếu hàng
Tồn kho sẽ là một điều khiến các doanh nghiệp cảm thấy vô cùng đau đầu và mất đi khả năng xoay vốn cho các mặt hàng mới khác. Việc tồn kho sẽ khiến cửa hàng mất thêm khoản chi phí cho việc lưu trữ hàng hóa và các vấn đề rắc rối kèm theo.
Thiếu hàng cũng sẽ khiến cho lượng khách hàng của bạn giảm đi vì họ phải chờ đợi. Vậy nên cần phải tránh được tình trạng này, các cửa hàng phải kiểm tra liên tục và lên phương án cho các hoạt động nhập và bán hàng.
Các cửa hàng nên sử dụng các phần mềm quản lý đơn hàng để tăng tính hiệu quả cho việc giải quyết hàng hóa trong kho hàng.
Giảm thiểu được sai sót trong việc vận hành đơn hàng
Quản lý đơn hàng sẽ giúp cho việc sai sót trong khi chuẩn bị, đóng gói và chuyển đơn hàng giảm bớt. Những doanh nghiệp và cửa hàng mới, chưa có kinh nghiệm mà phải vận hàng số lượng đơn lớn sẽ rất khó để có thể kiểm soát được hết.
Các hệ thống quản lý ra đời đã giúp xử lý được tình trạng này cho các doanh nghiệp, cửa hàng một cách quản lý. Với các thuật toán được cài đặt sẵn, tự động hóa mọi quy trình đã giúp cho việc vận hành không còn xảy ra quá nhiều sai sót.
Tại sao doanh nghiệp cần quản lý đơn hàng?
Việc quản lý đơn hàng đã là một điều khiến cho các doanh nghiệp có thể tăng thêm hiệu quả của việc kinh doanh. Các lý do mà các doanh nghiệp cần quản lý đơn hàng như sau:
Có thông tin và dữ liệu chính xác
Việc có các dữ liệu về kho hàng cũng như là thông tin kinh doanh sẽ giúp cho các cửa hàng quản lý được quá trình bán hàng chất lượng hơn. Hệ thông quản lý đơn hàng giúp bạn xem lại được các thông tin, dữ liệu về đơn hàng tại một nơi, dễ dàng quản lý các bộ phận, trang web kinh doanh khác.
Từ những thông tin này, doanh nghiệp sẽ đưa ra được các chiến thuật kinh doanh sao cho hợp lý và chất lượng nhất, phù hợp với tình hình của cửa hàng. Điều này cũng đảm bảo được chất lượng với các đơn hàng có số lượng lớn, khó có thể kiểm soát theo hình thức thông thường.
Giúp nâng cao năng suất làm việc, tiết kiệm nhân công và thời gian
Các công việc như quản lý đơn hàng, kho hàng, chốt đơn, đóng gói hàng và xử lý đơn hàng đều được các phần mềm quản lý đơn hàng tích hợp xử lý. Các cửa hàng, doanh nghiệp không cần tốn thời gian và nhân công cho các công việc này nữa.
Khi sử dụng các phần mềm quản lý đơn hàng, việc xử lý cũng trở lên nhanh chóng và tiết kiệm thời gian hơn bao giờ hết. Chính điều này cũng làm tăng hiệu quả kinh doanh cho người bán.
Doanh nghiệp dùng phần mềm quản lý đơn hàng giúp tiết kiệm thời gian, chi phí, nhân công
Nguyên tắc trong quản lý đơn hàng
Cùng tìm hiểu về nguyên tắc trong quy trình quản lý đơn hàng hiệu quả dưới đây nhé.
Tự động hóa trong mọi quy trình bán hàng
Việc tự động hóa chính là yếu tố giúp tối ưu các công việc và đảm bảo được sự linh hoạt cho các công việc liên quan đến quá trình bán hàng. Các trường hợp lỗi đơn, nhầm lẫn giữa các chức năng đều được xử lý nhanh chóng.
Các hệ thống còn có khả năng mang đến những dữ liệu cần thiết cho cửa hàng giúp xử lý sự cố nhanh chóng hơn.
Có hệ thống liên kết giữa đặt hàng và các trang liên quan
Để quản lý tốt các đơn hàng thì cần phải có sự liên kết giữa các dữ liệu giữa các gian hàng khác nhau để dễ dàng quản lý. Các thông tin về sản phẩm, khuyến mãi và giá cả cần đồng nhất.
Việc tích hợp các hệ thống đặt hàng lại với nhau sẽ giúp khách hàng nhanh chóng mua hàng và hỗ trợ cửa hàng, doanh nghiệp kiểm soát toàn bộ dữ liệu đơn hàng của hệ thống.
Liên kết giữa các trang đặt hàng giúp nhanh chóng giải quyết đơn hàng
Theo dõi đơn hàng và xử lý kịp thời
Các cửa hàng cần theo dõi đơn hàng để nhanh chóng và kịp thời xử lý các sự cố và các vấn đề phát sinh với đơn hàng. Từ đó có thể tránh các trạng thái bỏ sót đơn, giúp tiết kiệm thời gian, rút ngắn lại quy trình, làm việc với khách hàng ngay khi xảy ra sự cố.
Kết luận
Qua bài viết này, chúng tôi mong rằng mọi người đã có thông tin liên quan đến việc quản lý đơn hàng. Từ những kiến thức này, hy vọng mọi người đã có những phương pháp quản lý phù hợp, tăng thêm hiệu quả kinh doanh.
