Một trong những thực trạng thường thấy ở doanh nghiệp hiện nay chính là một bộ phận kế toán không biết cách đọc và hiểu hóa đơn điện tử file xml. Việc hiểu và đọc được hóa đơn điện tử rất quan trọng, vì vậy người ta đã sử dụng phần mềm đọc file xml hóa đơn điện tử để khắc phục. Tuy nhiên cách sử dụng phần mềm đọc hóa đơn điện tử không phải ai cũng biết. Đây cũng chính là lý do để Fulfillment Vietnam thực hiện bài viết này. Hãy cùng theo dõi để biết cách tải và sử dụng các phần mềm đọc hóa đơn xml nhé
Đọc hóa đơn điện tử file XML bằng E-invoice
File XML hóa đơn điện tử là gì
XML là viết tắt của từ Extensible Markup Language. File XML là một tệp hóa đơn lưu trữ nhiều dữ liệu quan trọng của doanh nghiệp. Trong hóa đơn điện tử này sẽ bao gồm những dữ liệu như: bảng thông tin chi tiết về khách hàng , thông tin chi tiết với các đối tác làm ăn, hóa đơn… Với những hóa đơn có mã thuế thì phần nội dung sẽ cần bổ sung thêm mục dữ liệu về cơ quan thuế tương ứng.
File XML không những bao trọn mọi dữ liệu về hóa đơn của doanh nghiệp mà còn có giá trị về mặt pháp lý khi chưa bị can thiệp chỉnh sửa. Vì vậy, file XML giữ vai trò cực kỳ quan trọng trong mỗi doanh nghiệp. Nó là minh chứng cho sự hợp lệ của hóa đơn và tính pháp lý của đơn vị kinh doanh. Hiện nay, có một số phần mềm quản lý đơn hàng tích hợp thêm cả đọc hóa đơn xml.
Ví dụ mẫu hóa đơn điện tử file XML
Hướng dẫn cách mở file XML hóa đơn điện tử với phần mềm Itaxviewer
Để có thể đọc và hiểu hóa đơn điện tử file XML không hề đơn giản nhưng lại không quá khó. Chỉ cần thực hiện tuần tự các bước sau là bạn đã có thể đọc được hóa đơn điện tử file XML với phần mềm đọc file xml hóa đơn điện tử Itaxviewer.
- Bước 1: Click để mở và truy cập vào thông báo về hóa đơn điện tử đã nhận từ phía người bán hàng
- Bước 2: Truy cập vào đường link đính kèm trong thư điện tử
- Bước 3: Click vào mục “Tải về XML” để tiến hành tải file hóa đơn điện tử định dạng XML về máy tính. Chú ý: để thực hiện tra cứu thông tin dễ dàng và thành công không được đổi hay sửa tên file trong lúc tải
Kiểm tra hóa đơn
- Bước 4: Tiến hành tra cứu bằng cách truy cập vào đường link sau: http://0105987432hd.easyinvoice.vn/
- Click để mở file XML vừa download về máy. Tiến hành nhập mã xác thực vào ô trống, chú ý nhập chính xác để mở được file. Ấn chọn “kiểm tra” để kết thúc quá trình kiểm tra
- Sau khi hoàn tất, đợi trong vài giây sau đó màn hình xuất ra bản thông tin đầy đủ của hóa đơn điện tử file XML.
Đọc hóa đơn điện tử nhanh chóng trên website của MISA meInvoice
Hiện nay, rất nhiều đơn vị kế toán có nhu cầu đã sử dụng tính năng đọc và phân tích hóa đơn điện tử của website MISA melnvoice. Dưới đây là chi tiết các bước thực hiện để có thể đọc được file XML:
- Bước 1: Tiến hành tìm kiếm và truy cập vào đường link chính thức của website MISA melnvoice: https://www.meinvoice.vn/
- Bước 2: Tìm chọn và click vào mục “Tra cứu” nằm trên menu của trang chủ
- Bước 3: Bạn có thể tiến hành tra cứu bằng hai cách: tải file XML cần tra cứu lên hoặc nhập mã tra cứu của file vào ô trống
- Bước 4: Click enter để kiểm tra kết quả đọc file
Xem thêm: Top 7 App bán hàng Online không cần vốn uy tín 2022
Xem thêm: Top 10 App bán hàng online free, hiệu quả, doanh thu tốt
Hướng dẫn phần mềm đọc file xml hóa đơn điện tử easy invoice
Dưới đây là các bước hướng dẫn đọc hóa đơn điện tử file XML với hần mềm đọc file xml hóa đơn điện tử Easy invoice:
- Bước 1: Tiến hành tìm kiếm và truy cập vào đường link chính thức của website Easy invoice: http://hddt.einvoice.vn/
- Bước 2: Click vào “Chọn file” để tải tệp hóa đơn XML lên tiến hành đọc
- Bước 3: Nhập chính xác mã kiểm tra và đợi kết quả kiểm tra từ máy
- Bước 4: Thông tin đọc hóa đơn điện tử file XML hiển thị đầy đủ trên màn hình
Easy Invoice hỗ trợ lưu trữ hóa đơn điện tử file XML
Mỗi Phần mềm đọc file xml hóa đơn điện tử file XML có giao diện và cách vận hành khác nhau, tuy nhiên nhìn chung các bước thực hiện lại rất đơn giản và giống nhau. Vì vậy chúng mình có thể áp dụng cách thực hiện trên với nhiều ứng dụng/phần mềm đọc hóa đơn điện tử khác.
Tại sao cần lưu trữ hóa đơn điện tử file XML
Hiện nay, mọi doanh nghiệp đang kinh doanh trong khuôn khổ pháp luật Việt Nam đều phải thực hiện nghiêm túc Luật kế toán và Luật giao dịch điện tử. Nội dung bao gồm việc bên bán phải lưu giữ mọi thông tin về hóa đơn điện tử ít nhất là 10 năm. Điều này giúp linh hoạt trong việc mua hàng đối với bên mua, không còn tình trạng bị phụ thuộc vào website hay phần mềm hóa đơn.
Đối với bất kỳ loại hóa đơn nào cũng cần phải lưu trữ, tuy nhiên khi sử dụng hóa đơn điện tử file XML thì công tác lưu trữ thuận tiện hơn rất nhiều so với hóa đơn in trên giấy. Dưới đây là một số lí do vì sao chúng ta cần lưu trữ hóa đơn điện tử file XML:
- Lưu trữ nhanh chóng với khối lượng hóa đơn lớn
- Thuận tiện cho việc truy cập và giám sát
- Cho phép bộ phận kế toán trích xuất thông tin nhanh chóng và chính xác
- Nâng cao khả năng bảo quản và giảm rủi ro thất lạc
Xem thêm: Top 7 phần mềm in hóa đơn bán hàng miễn phí, tốt nhất
Xem thêm: TOP 5 App quản lý bán hàng trên Iphone miễn phí, dễ sử dụng
Cách lưu trữ hóa đơn điện tử file XML
Hóa đơn điện tử file XML có đặc điểm là đuôi XML vì vậy hóa đơn này có thể dễ dàng lưu trữ trên hai hệ thống chính là: Hệ thống quản lý dữ liệu thông tin của công ty và hệ thống quản lý dữ liệu của nhà cung ứng giải pháp phần mềm hóa đơn điện tử. Các doanh nghiệp có thể lưu trữ hóa đơn điện tử file XML bằng những cách sau:
- Đơn vị kế toán có thể dùng hóa đơn điện tử để tiến hành ghi chép và kê khai sổ kế toán định kỳ. Theo Luật kế toán, trong quá trình lập báo cáo tài chính buộc kế toán phải lưu hóa đơn điện tử trong vòng 10 năm. Nếu các hóa đơn điện tử được lập và quản lý bởi một đơn vị trung gian. Thì đơn vị này cũng phải thực hiện đúng Luật kế toán và lưu trữ trong thời gian quy định trên.
- Những doanh nghiệp hỗ trợ về kế toán, công ty trung gian cung ứng các giải pháp liên quan đến hóa đơn điện tử có thể thực hiện lưu trữ bằng cách: Xuất ra USB, xuất ra đĩa CD, sao chép qua một ổ cứng khác hoặc sao lưu đồng bộ với hệ thống lưu trữ trực tuyến.
- Trực tiếp lưu trữ hóa đơn điện tử trên hệ thống lưu trữ thông tin nội bộ. Đây không những là một trong những cách lưu trữ dễ dàng, nhanh chóng mà còn đảm bảo tính bảo mật. Từ đó giảm thiểu rủi ro thất lạc hay rò rỉ thông tin.
Có thể lưu trữ hóa đơn file XML dưới dạng file PDF và lưu trong ổ cứng
Những thông tin quan trọng về hóa đơn file XML cũng như hướng dẫn chi tiết cách sử dụng phần mềm đọc file XML hóa đơn điện tử đã được giải đáp chi tiết bên trên. Hy vọng những chia sẻ trên của Fulfillment Vietnam có thể giúp bạn nhanh chóng tiếp cận với những phần mềm có chức năng đọc file XML để từ đó có thể tiếp cận với hóa đơn điện tử một cách dễ dàng nhất.
