Ngày nay, để hỗ trợ công tác quản lý được hiệu quả hơn người ta đã áp dụng nhiều phần mềm tiên tiến. Tuy có sự hỗ trợ từ các phần mềm ấy nhưng tầm quan trọng của việc quản lý đơn hàng bằng file excel vẫn giữ vị trí quan trọng. Hằng ngày vẫn có rất nhiều mẫu file excel quản lý đơn hàng được tìm kiếm và sử dụng cho nhiều doanh nghiệp, nhiều ngành hàng khác nhau. Vậy mẫu file excel quản lý đơn hàng có gì đặc biệt? Việc sử dụng những mẫu excel đó có giúp quá trình quản lý đơn hàng tối ưu hơn không? Cùng Fulfillment Vietnam tìm hiểu những thông tin ấy qua bài viết dưới đây.
Quản lý đơn hàng hiệu quả bằng file excel
Mẫu file excel quản lý đơn hàng – vì sao nên sử dụng chúng?
Từ trước đến nay, người ta vẫn thường thực hiện việc quản lý đơn đặt hàng thông qua phương pháp thủ công là ghi chép. Phương pháp này vẫn có thể quản lý trực tiếp từng đơn hàng nhưng lại tốn nhiều thời gian và công sức. Không những vậy quá trình tìm kiếm lại những đơn hàng cũ cũng rất khó khăn. Vì thế mà người ta đã tạo ra cách quản lý đơn hàng bằng các mẫu file excel.
Từ khi có sự xuất hiện của những file mẫu ấy, công việc quản lý trở nên nhẹ nhàng và hiệu quả hơn rất nhiều. Không những vậy, khối lượng và tốc độ lưu trữ thông tin cũng rất lớn. Đảm bảo phục vụ được cho cả những doanh nghiệp lớn. Trong quá trình sử dụng các mẫu file excel vào trong quá trình quản lý bán hàng, mọi thông tin của hoạt động kinh doanh đều được quản lý một cách chặt chẽ. Phần mềm quản lý đơn hàng sẽ những luồng thông tin được truyền đạt nhanh chóng và bảo mật hơn.
Ưu Nhược Điểm Của Các Mẫu File Excel Quản Lý Đơn Đặt Hàng
Trong quá trình sử dụng các mẫu file excel quản lý bán hàng sẽ mang đến nhiều lợi ích cho doanh nghiệp. Tuy nhiên, bên cạnh đó vẫn còn tồn tại một số nhược điểm đáng quan tâm. Dưới đây là những ưu điểm, nhược điểm cụ thể của file excel quản lý đơn hàng.
Ưu điểm
- Excel là một phần mềm cho phép người dùng sử dụng tối đa các tính năng vốn có mà không cần bỏ ra bất kỳ một loại chi phí nào
- Sử dụng biểu mẫu của excel giúp người thực hiện dễ dàng khảo sát, thống kê và bổ sung các số liệu, dữ liệu cần thiết
- Khả năng lưu trữ của file excel cực kỳ khủng, có thể lưu trữ hàng trăm file dữ liệu khác nhau, mỗi file chứa nhiều sheet thông tin cụ thể.
- Khả năng tìm kiếm và trông tin cực kỳ nhanh chóng và chính xác
- Cho phép người dùng sử dụng các hàm để tính toán, xử lý thông tin nhanh chóng. Ngoài ra còn có nhiều hàm dùng để lọc thông tin, dò dữ liệu hiệu quả.
- Thiết kế đơn giản, đa số các tính năng đều hiển thị trên thanh công cụ nên bất kỳ ai cũng có thể tiếp cận và sử dụng thành thạo
Cải thiện tốc độ quản lý và chất lượng công việc
Nhược điểm
- Một số mẫu file excel còn hạn chế về trường thông tin, chỉ phù hợp để áp dụng cho quá trình quản lý bán hàng của các cơ sở bán lẻ
- Khi sử dụng các hàm trong excel phải đảm bảo chính xác 100%. Nếu có sai sót từ dấu chấm, dấu phẩy cũng có thể làm cho hàm bị lỗi và không xuất được kết quả như mong muốn.
- Việc sai lệch số liệu trong file quản lý bán hàng là rất nguy hiểm. Nó có thể ảnh hưởng trực tiếp và kéo theo nhiều file quản lý khác sai cùng
- Sử dụng file excel làm quá trình bị thụ động, chỉ có thể tiến hành quản lý các dữ liệu khi thiết bị được kết nối internet.
Xem thêm: Top 6 phần mềm làm hóa đơn trên điện thoại tốt nhất 2022
Xem thêm: Hướng dẫn phần mềm đọc file xml hóa đơn điện tử
Hướng dẫn tạo file excel quản lý đơn hàng
Trong một số trường hợp, các mẫu file excel quản lý đơn hàng có sẵn không phù hợp với nội dung bạn cần quản lý. Vì vậy việc tạo một file excel quản lý mới là điều cần thiết. Dưới đây là cách cơ bản nhất để tạo file excel quản lý đơn hàng:
- Bước 1: Tải và truy cập vào phần mềm excel
- Bước 2: Click chọn mục File trên góc trái màn hình -> chọn New
- Bước 3: Lựa chọn Blank Workbook để mở ra trang chính của excel
- Bước 4: Tiến hành cập nhập những nội dung cơ bản để thực hiện việc quản lý
Cách tạo file excel quản lý đơn hàng cơ bản trên có thể thực hiện được trên mọi thiết bị cài đặt nó, kể cả máy tính hay thiết bị điện thoại di động. Đối với máy tính dù là win 7, win 8, win 10 hay win 11. Lưu ý rằng việc khởi tạo và sử dụng excel chỉ diễn ra trên những thiết bị có kết nối internet.
Mẫu excel quản lý đơn hàng gồm những phần nào
Một mẫu file excel quản lý đơn hàng đạt chuẩn để sử dụng trong quá trình quản lý bán hàng đó là mẫu file excel có đầy đủ các phần cơ bản sau:
- Phần 1: Phần giới thiệu thông tin cần quản lý, thời gian bắt đầu quản lý, tên đơn vị, người thực hiện
- Phần 2: Phần bảng quản lý nội dung liên quan đến việc bán hàng. Phần này bao gồm những thông tin cơ bản như:
- Các thông số cơ bản như: số thứ tự, tên sản phẩm, mã sản phẩm, số lượng bán ra, giá nhập, giá bán, thời gian bán, số lượng bán, ghi chú
- Đầy đủ các thông tin sản phẩm tương ứng với những trường thông tin trên. CHú ý càng chi tiết càng tốt, tuy nhiên không nên ghi quá chi tiết
Mẫu file excel quản lý đơn hàng hot nhất năm 2022
Nếu bạn không quá thành thạo excel, không tự tạo ra được cho mình những file excel quản lý chuẩn chỉnh thì có thể sử dụng một số file excel mẫu. Dưới đây là một số mẫu file excel quản lý đơn hàng cơ bản được thiết kế dựa trên nhu cầu quản lý quá trình bán hàng. Bạn đọc có thể tham khảo và sử dụng những mẫu file này.
Mẫu file excel quản lý trạng thái của đơn hàng
Trong quá trình bán hàng, bạn và cả khách hàng đều có nhu cầu muốn theo dõi lộ trình vận chuyển của đơn hàng thì mẫu file excel quản lý đơn hàng, trạng thái đơn hàng này rất phù hợp. Thông qua mẫu file excel quản lý trạng thái của đơn hàng bạn sẽ nắm bắt được toàn bộ thông tin cần thiết về quy trình vận chuyển. Một số thông tin cơ bản cần có trong mẫu file này đó là:
- Tên hàng hóa
- Mã hàng hóa
- Đơn vị tính của sản phẩm
- Tình trạng đơn hàng
- Thông tin sản phẩm
- Thông tin khách hàng mua (Tên, số điện thoại, địa chỉ)
- Hình thức thanh toán
- Thông tin người nhận hàng (Nếu là trường hợp mua hộ)
- Thông tin đơn vị vận chuyển
- Thông tin nhân viên giao hàng (Tên, số điện thoại)
Thực hiện quản lý đơn hàng cùng mẫu quản lý trạng thái đơn hàng
Việc quản lý đơn hàng dựa trên trạng thái đơn hàng giúp bạn dễ dàng quản lý số lượng hàng hóa trong kho. Bên cạnh đó cũng nắm bắt được tình hình vận chuyển và thời gian khách hàng nhận được sản phẩm. Lúc này nhà quản lý sẽ không phải lúng túng xem đơn hàng đã được vận chuyển chưa? Đã giao đến tay người nhận chưa? Đơn hàng có gặp vấn đề gì trong quá trình vận chuyển không?
>> Tải mẫu file excel quản lý trạng thái của đơn hàng tại đây
Xem thêm: Top 7 App bán hàng Online không cần vốn uy tín 2022
Xem thêm: Top 10 App bán hàng online free, hiệu quả, doanh thu tốt
Mẫu file excel quản lý đơn hàng phát sinh
Quản lý hiệu quả là quá trình quản lý mọi thông tin, dữ liệu một cách chi tiết và chính xác. Thông qua bản quản lý đó, các nhà bán hàng có thể dễ dàng tính toán được nguồn thu chi, lợi nhuận và doanh số của đơn vị. Bên cạnh đó, việc tối ưu quá trình quản lý này cần sử dụng thêm file excel quản lý đơn hàng phát sinh.
mẫu file excel quản lý đơn hàng phát sinh Cập nhập liên tục
Khi có đơn hàng phát sinh, nhà quản lý cần bổ sung những thông tin cơ bản về đơn hàng như sau:
- Tên đơn hàng phát sinh
- Ngày/tháng/năm phát sinh đơn hàng
- Đơn vị
- Đơn giá hàng hóa
- Thông tin khách hàng mua (Tên, số điện thoại, địa chỉ)
- Trạng thái đơn hàng
- Thông tin đơn vị vận chuyển
- Thông tin nhân viên giao hàng (Tên, số điện thoại)
>> Tải mẫu file excel quản lý đơn hàng phát sinh tại đây
Mẫu file excel báo cáo đơn hàng
Một trong những mấu file excel quản lý đơn hàng quan trọng nhất chính là file excel báo cáo đơn hàng. Tại file excel này, người bán hàng có thể quản lý toàn bộ đơn đặt hàng và thực hiện hoàn tất báo cáo đơn hàng. Đây là một báo cáo vô cùng quan trọng mà bất kỳ doanh nghiệp nào cũng cần phải thực hiện. File excel báo cáo đơn hàng còn giúp bạn cập nhập nhanh tình hình, thông tin đầy đủ của từng đơn hàng theo từng mốc thời gian cụ thể.
Một số thông tin cần có trong mẫu file excel mẫu file excel quản lý đơn hàng, báo cáo đơn hàng tiêu chuẩn cần có đó là:
- Thời gian khởi tạo đơn hàng
- Doanh số/doanh thu bán hàng
- Số lượng sản phẩm bán ra
- Số lượng nhân viên thực hiện bán hàng
- Số đơn hàng bán thành công của từng nhân viên
- Tổng lợi nhuận
- Tổng các khoản chi
Ví dụ về mẫu mẫu file excel quản lý đơn hàng
Trong file excel báo cáo đơn hàng, bạn có thể sử dụng kết hợp các biểu đồ để dễ dàng đánh giá hiệu suất kinh doanh. Cũng từ những biểu đồ đó mà có thể nắm bắt được tình hình kinh doanh chung và dự báo xu hướng phát triển của doanh nghiệp mình trong tương lai.
>> tải mẫu file excel báo cáo đơn hàng tại đây
Thời đại công nghệ số đã tạo ra rất nhiều phần mềm hỗ trợ quản lý bán hàng, tuy nhiên việc sử dụng mẫu file excel quản lý đơn hàng vẫn giữ được vị thế quan trọng. Cách thức tạo lập và sử dụng cũng hết sức đơn giản, dù là những người không rành về excel cũng sớm có thể sử dụng thành thạo. Lợi ích của việc quản lý đơn hàng bằng file excel là thế vậy tại sao bạn còn chưa sử dụng? Fulfillment Vietnam hy vọng những chia sẻ trên của chúng mình sẽ giúp bạn đọc hiểu rõ và biết cách lựa chọn, sử dụng các mẫu file excel quản lý đơn hàng.
