Inbound Logistics (Logistics đầu vào) là thuật ngữ chuyên ngành thuộc về lĩnh vực hậu cần. Dịch vụ này gắn với hoạt động cung ứng đầu vào của quá trình sản xuất trong doanh nghiệp. Vậy thông tin chi tiết về quy trình Inbound Logistics như thế nào? Hãy cùng Fulfillment tìm kiếm câu trả lời trong bài viết dưới đây bạn nhé!
Inbound Logistics là gì?
Cụm từ “Inbound Logistics” chắc hẳn đã quá quen thuộc với nhiều doanh nghiệp. Diễn giải cụ thể Inbound Logistics là gì?
Inbound Logistics dịch sang tiếng Việt có nghĩa là dịch vụ hậu cần đầu vào hay nguồn cung ứng nguyên vật liệu cho doanh nghiệp. Bản chất của Inbound Logistics là quá trình quản lý nguồn vật tư – vật liệu thô sơ hoặc kinh doanh các sản phẩm của nhà cung ứng trước khi đi tới sản xuất.
Inbound Logistics hay còn được biết đến với tên gọi Logistics đầu vào
Inbound Logistics là bước đệm khởi đầu cho chuỗi cung ứng logistics. Nó có vai trò quyết định, có tầm ảnh hưởng đến các hoạt động kế tiếp để tạo ra thành phẩm cuối cùng và bán cho khách hàng. Chính vì thế quá trình này đòi hỏi phải thật chính xác và tỉ mỉ từ những công đoạn nhỏ nhất.
Inbound Logistics bao gồm đa dạng các đầu việc như xử lý vật tư, vận chuyển vật tư tới nhà máy, phân phối vật tư, kiểm soát tồn kho, lưu trữ vật tư trong kho,… Việc quản lý tốt quy trình Logistics đầu vào sẽ giúp cho nguyên vật liệu nhanh chóng được đưa tới các đầu mối sản xuất để tạo ra sản phẩm.
Qua những thông tin đã đề cập phía trên, phần nào các bạn đã thấy được tầm quan trọng của Inbound Logistics trong chuỗi cung ứng. Khâu Logistics đầu vào bao gồm những vai trò cụ thể dưới đây:
- Khi quy trình Inbound Logistics được đảm bảo, nguyên vật liệu sẽ nhanh chóng được cung cấp tới đầu mối sản xuất.
- Logistics đầu vào hoạt động thuận lợi, suôn sẻ thì doanh nghiệp tiết kiệm được nhiều nguồn chi phí (nhân lực, thời gian, tài chính, vận hành…).
- Logistics đầu vào hoạt động tốt giúp cho doanh thu – lợi nhuận tăng cao và thu hút được sự tin tưởng từ phía khách hàng.
- Inbound Logistics được đầu tư cũng chính là một cách để xây dựng thương hiệu và danh tiếng cho doanh nghiệp.
Quy trình Inbound Logistics
Quy trình Inbound Logistics tập trung chủ yếu tới đầu vào
So với nhiều giai đoạn khác trong chuỗi cung ứng, Inbound Logistics có quy trình thực hiện riêng biệt. Quy trình Inbound Logistics diễn ra như sau:
- Giai đoạn 1: Doanh nghiệp tìm kiếm nguồn cung ứng nguyên vật liệu uy tín và thực hiện việc trao đổi mua bán, ký kết hợp đồng với bên cung ứng.
- Giai đoạn 2: Doanh nghiệp tiến hành ghi nhận đơn đặt hàng và lưu trữ biên lai/hóa đơn xác nhận đã thanh toán.
- Giai đoạn 3: Trước khi thực hiện việc vận chuyển nguyên vật tư, nhà cung cấp phải tiến hành khai báo thông tin chi tiết về số lượng, phân loại,… cho doanh nghiệp.
- Giai đoạn 4: Nhân viên vận chuyển có nhiệm vụ đem hàng hóa vào kho theo chỉ định, yêu cầu của doanh nghiệp.
- Giai đoạn 5: Doanh nghiệp tiến hành bốc dỡ nguyên vật tư vừa nhập vào kho. Đồng thời doanh nghiệp kiểm kê số lượng, chất lượng hàng hóa đảm bảo giống như thỏa thuận hợp đồng.
- Giai đoạn 6: Nguyên vật tư lại tiếp tục được giao đến các cơ sở, nhà máy sản xuất để thực hiện quá trình tạo ra thành phẩm. Tại giai đoạn này nếu phát hiện hàng lỗi thì chúng sẽ được gửi trả về kho hoặc chuyển tới nơi sửa chữa,…
Như vậy, chúng ta có thể thấy quy trình Inbound Logistics là hoạt động cơ bản, nền tảng. Nó chỉ tập trung chủ yếu vào việc mua sắm và lên kế hoạch sử dụng nguồn nguyên vật tư trước khi tiến vào hoạt động sản xuất. Ngoài những giai đoạn đã đề cập bên trên, Inbound Logistics còn bao gồm nhiều công đoạn khác như theo dõi – kiểm soát lượng tồn kho, tối ưu hóa việc giao chuyển tới xưởng sản xuất,…
Quy trình Inbound Logistics thường yêu cầu đúng thời điểm, kịp thời và nhanh chóng. Tuy nhiên nơi cung ứng cũng cần đảm bảo chất lượng và số lượng của nguyên vật tư đầu vào. Lời khuyên cho các doanh nghiệp là hãy lựa chọn đơn vị cung cấp cam kết được cả số lượng – chất lượng và thời gian.
Chính vì thế, nhằm để các cơ sở, nhà máy sản xuất được ổn định thì nguồn nguyên vật liệu đầu vào phải đến kịp thời, đầy đủ và chất lượng tốt. Ngược lại, nếu nguồn vật tư cung ứng không đáp ứng được những yêu cầu trên thì hoạt động sản xuất sẽ bị gián đoạn. Doanh nghiệp có thể rơi vào tình trạng suy giảm và hạn chế nguồn thu lợi nhuận.
Outbound Logistics là gì?
Outbound Logistics thực hiện vận chuyển hàng hóa đến với người tiêu dùng
Bên cạnh thuật ngữ “Inbound Logistics”, chúng ta còn hay bắt gặp thêm cụm từ “Outbound Logistics”. Bạn hiểu khái niệm Outbound Logistics là gì? Đây là thuật ngữ dùng để chỉ dịch vụ hậu cần đầu ra (Logistics đầu ra). Outbound Logistics bao gồm các hoạt động giao chuyển, lưu trữ thành phẩm và phân phối thành phẩm tới các cửa hàng/chi nhánh, vận chuyển đến người tiêu dùng.
Mục tiêu mà quy trình Outbound Logistics đặt ra là tối ưu hóa thời gian, chi phí và công sức phục vụ. Tuy nhiên chi phí vẫn là yếu tố được đặt lên hàng đầu. Hơn nữa, Logistics đầu vào tuyển chọn nhà cung cấp chất lượng thì Logistics đầu ra lại phải hợp tác cùng các kênh phân phối phù hợp.
Không những vậy, vấn đề ở đây đặt ra rằng dịch vụ Outbound Logistics cần phải xây dựng được những kế hoạch tiêu thụ hàng hóa đúng tiến độ, giảm thiểu tình trạng hư hỏng hoặc tồn kho quá nhiều.
Quy trình Outbound Logistics
Quy trình Outbound Logistics tập trung vào đầu ra
Quy trình Outbound Logistics bao gồm 7 giai đoạn chi tiết:
- Giai đoạn 1: Người tiêu dùng/đối tác thực hiện đặt đơn hàng thông qua các kênh kinh doanh chính thức của doanh nghiệp.
- Giai đoạn 2: Doanh nghiệp tiến hành xử lý đơn hàng. Tại giai đoạn này doanh nghiệp cần xác nhận về loại hàng, số lượng cụ thể cũng như thời gian khách yêu cầu giao hàng. Doanh nghiệp nên kiểm kê kho lưu trữ để xem lượng hàng còn đủ cung cấp cho người tiêu dùng hay không.
- Giai đoạn 3: Sau khi đã hoàn tất xác nhận đơn đặt hàng từ phía người mua, doanh nghiệp cần bổ sung số lượng hàng hóa vào kho để thay thế cho những món đã được giao cho khách. Nếu nhà máy chưa sản xuất đủ cần liên hệ với bộ phận Inbound Logistics để cung ứng kịp thời nguyên vật liệu và tiếp tục tạo ra sản phẩm.
- Giai đoạn 4: Nhân viên kho nhận được thông tin đặt hàng sẽ tiến hành lựa chọn sản phẩm phù hợp với yêu cầu của đối tác/người tiêu dùng.
- Giai đoạn 5: Bộ phận phụ trách đóng hàng nhận sẽ tiến hành đóng gói, dán nhãn và lập hồ sơ có liên quan theo yêu cầu bên mua. Sau đó, nhân viên tiến hành chất hàng lên xe tải để vận chuyển tới các địa chỉ đã được cung cấp.
- Giai đoạn 6: Đơn hàng đã đóng gói cẩn thận sẽ được vận chuyển đến các nhà phân phối, đối tác. Lúc này, doanh nghiệp phải ghi chép lại thông tin lô hàng và gửi lại cho khách hàng để họ kiểm tra khi nhận.
- Giai đoạn 7: Các hàng hóa/dịch vụ đã đặt sẽ được vận chuyển từ địa điểm phân phối đến tận tay khách hàng.
Inbound Logistics và Outbound Logistics giống và khác nhau
Inbound outbound logistics là gì và quy trình thực hiện cụ thể đã được Fulfillment giải đáp kỹ càng ở phần đầu của bài viết. Tiếp theo, mời quý độc giả hãy cùng tham khảo sự so sánh giữa hai hình thức Logistics này.
Giống Nhau
Trước tiên, về điểm giống nhau, cả Inbound Logistics và Outbound Logistics đều là hai quá trình nắm giữ vai trò quan trọng đối với hoạt động kinh doanh của các công ty, tổ chức. Chúng có mối quan hệ chặt chẽ, gắn kết với nhau.
Inbound và Outbound Logistics là hai quá trình gắn bó mật thiết
Hai công đoạn Inbound và Outbound đều không thể tách rời. Nếu thiếu đi Logistics đầu vào thì quá trình sản xuất không thể diễn ra và cũng không thực hiện được Logistics đầu ra. Khâu đầu vào được kiểm định sát sao thì sản xuất mới suôn sẻ, đồng thời khâu đầu ra mới có thành phẩm hoàn hảo, đúng theo yêu cầu.
Khác nhau
Dù có quan hệ mật thiết là vậy nhưng giữa hai khâu Inbound Logistics và Outbound Logistics lại có những điểm khác biệt.
Giữa Inbound Logistics và Outbound Logistics có những điểm khác biệt
Với Inbound Logistics, hình thức này có những đặc điểm như sau:
- Doanh nghiệp có xu hướng quan tâm tới đầu vào, tập trung cung ứng nguyên vật liệu cho khâu sản xuất.
- Vai trò chủ yếu của Inbound Logistics là tiếp nhận, quản lý nguồn vật tư nhập vào (chủ yếu là nguyên liệu thô). Những bên thực hiện dịch vụ Inbound Logistics cần tiếp cận hàng hóa – nguyên liệu cần thiết để sản xuất nên thành phẩm.
- Mối quan hệ chủ yếu trong hình thức Inbound Logistics là giữa nhà cung cấp nguyên liệu đầu vào và nơi sản xuất sản phẩm/hàng hóa.
- Inbound Logistics tập trung vào việc tối ưu thời gian (just in time) cho hoạt động sản xuất thành phẩm. Nguồn nguyên vật liệu phải đảm bảo đúng – đủ – kịp thời.
Đối với Outbound Logistics, hình thức này lại có các đặc điểm bao gồm:
- Mối quan tâm chủ yếu là đầu ra, đáp ứng nhu cầu của các khách hàng, giao thành phẩm cuối cùng đã hoàn thiện cho khách hàng.
- Các hoạt động chủ yếu ở hình thức Logistics đầu ra là quản lý hàng tồn kho, xử lý đơn hàng của khách đặt và vận chuyển hàng hóa tới địa chỉ người mua yêu cầu.
- Mối quan hệ chủ yếu trong Outbound Logistics là mối quan hệ giữa nhà phân phối sản phẩm, nơi bán sỉ (lẻ) và đối tượng người tiêu dùng cuối cùng.
- Outbound Logistics tập trung vào tối ưu chi phí. Tức là chi phí vận chuyển cần được giảm thiểu tối đa, hiệu quả nhất có thể. Đồng thời doanh nghiệp vẫn phải đảm bảo hàng hóa không bị hư hỏng và đúng thời gian quy định.
Cách tối ưu hóa Inbound, Outbound Logistics
Tối ưu hóa Inbound và Outbound Logistics là điều cần thiết
Hai hoạt động Outbound Logistics và Inbound Logistics đều khá phức tạp gồm nhiều khâu làm việc khác nhau và rất dễ gặp phải nhiều khó khăn. Chúng đòi hỏi các doanh nghiệp khi thực hiện hoặc tìm kiếm đối tác thực hiện phải thật cẩn thận, tỉ mỉ. Do đó, để đảm bảo được hai hình thức Logistics này luôn diễn ra suôn sẻ, thuận lợi và tối ưu, các doanh nghiệp cần thực hiện theo 3 cách:
- Doanh nghiệp cần lựa chọn kênh phân phối, đối tác cung ứng phù hợp:
Trước tiên để có được các sản phẩm đầy đủ tiêu chí về chất lượng thì doanh nghiệp cần tìm hiểu và hợp tác với những nguồn cung ứng uy tín, có thâm niên lâu năm. Sau đó doanh nghiệp cần tiến hành kiểm tra kỹ càng nguồn nguyên vật liệu đó đã phù hợp với sản phẩm và nhu cầu của doanh nghiệp hay chưa. Hãy kiểm duyệt chắc chắn trước khi đưa ra quyết định nhập về để đem đi sản xuất.
Bên cạnh đó, kênh phân phối các thành phẩm của doanh nghiệp cũng là yếu tố cần quan tâm hàng đầu. Doanh nghiệp có thể tiếp cận khách hàng qua những cửa hàng phân phối trung gian thay vì làm việc trực tiếp. Đây cũng được coi là giải pháp hỗ trợ doanh nghiệp tối ưu chi phí và thiết lập mối quan hệ đối với người tiêu dùng.
- Doanh nghiệp cần sở hữu một hệ thống lưu trữ, quản lý hàng tồn kho thống nhất:
Để đảm bảo quá trình Logistics đầu ra và đầu vào luôn được vận hành tốt, doanh nghiệp cần phải có mạng lưới kho lưu trữ phù hợp. Cơ sở vật chất trong kho chứa cần phải được trang bị đầy đủ, thường xuyên được kiểm tra và sửa chữa định kỳ.
Hơn thế, doanh nghiệp nên quản lý và kiểm kê hàng hóa trong kho sát sao để tránh một số tình huống như:
- Số lượng hàng tồn kho vượt mức cho phép, không giải quyết kịp thời sẽ khiến cho hàng hóa hỏng hóc hoặc bị lỗi thời. Doanh nghiệp sẽ tổn hại rất nhiều về chi phí.
- Số lượng hàng dự trữ trong kho không đủ để đáp ứng yêu cầu từ phía khách hàng. Họ sẽ có xu hướng lựa chọn những doanh nghiệp khác đang có sẵn hàng hóa. Như vậy doanh nghiệp sẽ mất đi khách hàng và giảm doanh thu, lợi nhuận.
Vì lẽ đó, doanh nghiệp cần thiết phải sử dụng các hệ thống quản lý tối ưu. Hiện nay các phần mềm công nghệ đã rất phát triển, doanh nghiệp có thể tham khảo sử dụng để việc vận hành kho được dễ dàng và hiệu quả hơn.
- Doanh nghiệp tìm kiếm giải pháp tối ưu hóa hoạt động giao chuyển hàng hóa
Hoạt động vận chuyển, giao hàng là vấn đề cần đặc biệt quan tâm của Inbound và Outbound Logistics. Việc tối ưu ở đây được hiểu là giảm thiểu chi phí vận chuyển. Doanh nghiệp cần lựa chọn hợp tác với những đơn vị có mức giá hợp lý, nhiều ưu đãi.
Ngoài ra việc tối ưu còn là lựa chọn cách thức và phương tiện vận chuyển phù hợp. Tùy theo từng loại hàng hóa mà doanh nghiệp lựa chọn phương pháp phù hợp. Vận chuyển phải an toàn, tránh làm hư hỏng hàng hóa hay ảnh hưởng tới chất lượng. Thời gian vận chuyển cũng cần đúng hẹn với khách hàng
Bài viết trên đây của Fulfillment Vietnam đã cung cấp cho bạn đọc đầy đủ và chi tiết các thông tin về Inbound Logistics và Outbound Logistics. Hy vọng các bạn đã nắm rõ và có thể áp dụng vào doanh nghiệp của mình.
