Một trong những công cụ hỗ trợ công việc quản lý quy trình bán hàng đó là hệ thống quản lý đơn hàng. Hệ thống hỗ trợ đơn vị kinh doanh thực hiện mọi thao tác từ khâu khởi tạo đơn hàng, chuẩn bị hàng hóa và vận chuyển hàng hóa. Ngay cả việc hoàn trả đơn hàng trong một vài trường hợp cũng được hệ thống quản lý đơn hàng hỗ trợ. Vậy hệ thống đơn hàng là gì? Quy trình hoạt động như thế nào và tại vì sao chúng ta lại cần sử dụng hệ thống quản lý đơn hàng trong công tác bán hàng? Cùng Fulfillment Vietnam giải đáp những vấn đề trên qua những thông tin sau.
Hệ thống quản lý bán hàng (OMS) là gì
Hệ thống quản lý đơn hàng là gì?
Hệ thống quản lý đơn hàng được gọi tắt là OMS. Đây là một phần mềm có chức năng cơ bản là hỗ trợ doanh nghiệp hoàn thành mọi thao tác trong quy trình bán hàng, từ điểm đầu điểm điểm cuối. Cụ thể là từ lúc đơn hàng được khởi tạo đến khi đơn hàng được giao đến tay khách hàng.
Hệ thống quản lý đơn hàng còn có thể thực hiện quản lý một số nội dung như sau:
- Quản lý số lượng hàng hóa trong kho (hàng tồn)
- Quản lý dữ liệu thông tin về khách hàng, các nhà đầu tư, các nguồn hàng
- Quản lý lộ trình vận chuyển của các đơn hàng
- Quản lý thông tin hợp tác cùng các đơn vị vận chuyển…
- Quản lý nhân sự làm việc tại kho
- Theo dõi mọi hoạt động xử lý và tạo báo cáo bán hàng tự động
Ngoài ra, trong quá trình hoạt động hệ thống quản lý đơn hàng còn trực tiếp liên kết với một số tài nguyên hỗ trợ khác như: ERP, ứng dụng kế toán, dịch vụ Fulfillment . Việc này nhằm giúp việc quản lý được hiểu quả, tổng quát và năng suất hơn. Từ đó cho các nhà quản trị một cái nhìn toàn diện nhất về tình hình hoạt động của doanh nghiệp. Vậy Fulfillment là gì?
Vì sao nên sử dụng hệ thống quản lý đơn hàng?
Với thời buổi công nghệ hiện nay, vì sao doanh nghiệp nên sở hữu hệ thống quản lý đơn hàng? – Khi áp dụng hệ thống quản lý đơn hàng vào trong quá trình kinh doanh, doanh nghiệp có thể tối ưu được chi phí bỏ ra, cải thiện hiệu suất làm việc, nâng cao chất lượng công việc tốt hơn. Đây chắc chắn là một yếu tố quan trọng giúp nâng cao giá trị của đơn vị sử dụng.
Hệ thống quản lý đơn hàng giúp quản lý quá trình vận hành trong kho chứa hàng
Không những vậy, khi sử dụng hệ thống quản lý đơn hàng (OMS) còn có thể hợp lý hóa mọi quá trình giao nhận hàng hóa. Chỉ với một thiết bị máy chủ quản lý, nhà quản trị đã có thể cập nhập tình trạng bất kỳ đơn hàng nào, bất kỳ đơn hàng đang ở đâu. Mọi công tác hậu cần trong kho, trong các khâu chuẩn bị cũng được hệ thống xử lý khoa học và hiệu quả hơn. Sử dụng OMS còn mang lại nhiều lợi ích khác, hãy cùng sử dụng để thu về nhiều trải nghiệm tốt nhất nhé.
Nguyên lý hoạt động của hệ thống quản lý đơn hàng
Hiểu một cách đơn giản, hệ thống quản lý đơn hàng (OMS) giúp thực hiện quản lý mọi thao tác trong quy trình bán hàng của doanh nghiệp. Vậy với nguyên lý gì mà hệ thống quản lý đơn hàng lại có thể thực hiện được nhiều công việc và thực hiện có hiệu quả như vậy?
Nguyên lý ban đầu để hệ thống quản lý đơn hàng hoạt động là việc thu thập thông tin, phân tích và trích xuất bản báo cáo về nội dung cung cấp hàng hóa của doanh nghiệp có thích hợp với nhu cầu thị yếu của khách hàng hay không. Những thông tin để thực hiện công tác ấy được tổng hợp từ nhiều nguồn khác nhau như: từ kho bảo quản hàng, các cửa hàng bán lẻ, các nhà phân phối và các đơn vị 3PL.
Sau khi đã thu thập và nắm bắt được nhiều thông tin cơ bản của hoạt động bán hàng thì hệ thống quản lý đơn hàng (OMS) sẽ trực tiếp cung cấp phương án quản lý thích hợp nhất. Trong giải pháp đó, OMS còn hỗ trợ doanh nghiệp tiếp nhận và xử lý những lô hàng vào kho và những đơn hàng trao đổi trực tiếp với khách hàng.
Xem thêm: 3PL là gì? Tiêu chí chọn dịch vụ 3PL
Xem thêm: Top 10 công ty 3PL ở Việt Nam (Phổ Biến + Chi Phí Tốt)
Lợi ích của hệ thống quản lý đơn hàng
Vậy tại sao trong vô vàn ứng dụng hỗ trợ chúng ta lại nên lựa chọn hệ thống quản lý đơn hàng (OMS). Dưới đây là tổng hợp một số lợi ích bạn sẽ nhận được khi sử dụng hệ thống quản lý đơn hàng:
Tối ưu chi phí
Tối ưu chi phí là một trong những lợi ích nổi bật mà chúng ta dễ dàng nhận thấy được qua quá trình sử dụng hệ thống quản lý đơn hàng. Việc cập nhập thông tin kho hàng, thông tin sản lượng hàng hóa trong kho giúp đơn nghiệp nhanh chóng tìm ra phương án “giải phóng” hàng hóa. Kéo theo đó là những chi phí liên quan khác cũng được giảm đáng kể.
Cắt giảm chi phí khoa học
Ngoài ra, việc sử dụng hệ thống quản lý đơn hàng còn giúp doanh nghiệp kết nối nhanh chóng đến các nguồn cung hàng hóa trên phạm vi thế giới. Từ đó có nhiều lựa chọn để đưa ra lựa chọn phù hợp, tiết kiệm và tối ưu nhất. Đây là một giải pháp cực kỳ hiệu quả cho những doanh nghiệp đang thực hiện kinh doanh trực tuyến.
Cập nhập nhanh lộ trình vận chuyển hàng hóa
Một trong những chức năng nổi bật khác của hệ thống quản lý đơn hàng chính là khả năng theo dõi và cập nhập tình trạng đơn hàng. Việc lộ trình đơn hàng được cập nhập thường xuyên, rõ ràng giúp khách hàng của doanh nghiệp chủ động hơn trong việc theo dõi và nhận hàng. Điều này giúp đơn vị bán hàng, khách hàng nhanh chóng phát hiện sai sót và tránh nhầm lẫn khi mua hàng.
Quản trị lộ trình đơn hàng hiệu quả
Hỗ trợ tìm nguồn cung ứng sản phẩm
Bất kỳ doanh nghiệp nào khi ứng dụng các phần mềm, hệ thống hoặc thiết bị hiện đại vào quá trình hoạt động đều muốn cải thiện hiệu suất. Cùng như mở thêm nhiều cơ hội khác phát triển cho doanh nghiệp. Đúng với tiêu chí của doanh nghiệp, hệ thống quản lý đơn hàng được tích hợp thêm tính năng tìm kiếm và kết nối với các đơn vị cung cấp hàng hóa cùng ngành kinh doanh. Kể cả trong nước và ngoài nước, từ đó thị trường cung hàng ngày càng mở rộng. Doanh nghiệp có cơ hội nhập được hàng hóa chất lượng, uy tín với chi phí ưu đãi. Ngoài ra còn gia tăng cơ hội làm việc với các đơn vị quốc tế để mở rộng thị trường và xây dựng vị thế trên trường quốc tế.
Hướng dẫn lựa chọn hệ thống quản lý đơn hàng phù hợp với doanh nghiệp bạn
Việc lựa chọn hệ thống quản lý đơn hàng (OMS) là một trong những nhiệm vụ khó khăn. Việc này ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả đạt được sau cùng. Nhất là ảnh hưởng trực tiếp đến vòng đời của những đơn hàng xuất ra, trong đó có cả những vấn đề phát sinh sau bán hàng. Vậy làm cách nào để có thể lựa chọn được một hệ thống quản lý đơn hàng phù hợp nhất cho doanh nghiệp của mình? – Cùng tìm hiểu những nội dung sau để đưa ra kết quả cho bản thân mình nhé.
Lựa chọn có hiệu quả hệ thống quản lý bán hàng
Tiến hành đánh giá nhu cầu và thực trạng kinh doanh hiện tại của doanh nghiệp
Hãy đánh giá tình hình kinh doanh của đơn vị ở thời điểm hiện tại và ước lượng trong tương lai. Ngoài ra, cần xác định được nhu cầu của doanh nghiệp muốn đạt được khi sử dụng hệ thống quản lý đơn hàng. Nhu cầu có thể liên quan về quy mô, hiệu quả bán hàng, tăng trưởng doanh thu, mở rộng thị phần, nâng cao giá trị thương hiệu,… để lựa chọn được hệ thống phù hợp
Xem thêm: 3PL và 4PL là gì? Sự khác nhau giữa 3PL và 4PL
Xem thêm: 1PL 2PL 3PL 4PL 5PL là gì? Ví dụ cụ thể
Xem xét một số chức năng của hệ thống tiêu chuẩn cần có
Một hệ thống quản lý bán hàng hiệu quả là một hệ thống đảm bảo có đủ những tính năng cơ bản sau:
- Tính năng phân loại đơn hàng từ các kênh bán hàng
- Tính năng tiếp nhận và xử lý việc thanh toán
- Tính năng thiết lập hóa đơn gửi hàng đến các kho/các đơn vị vận chuyển thích hợp
- Tính năng cập nhập thông tin đơn hàng khi bán hàng trực tiếp
- Tính năng quản lý hàng tồn kho
- Tính năng cập nhập lộ trình đơn hàng
- Tính năng phân tích dữ liệu về hàng tồn kho và đảm bảo duy trì được trữ lượng hàng hóa phù hợp
Lập kế hoạch thực hiện
Việc thực hiện trước tiên cần có bản kế hoạch cụ thể, người trực tiếp quản lý hệ thống này cần phải liên kết hệ thống với các kênh bán hàng của doanh nghiệp. Việc sử dụng phần mềm ERP sẽ tối ưu thời gian và công sức nhập liệu thông tin, từ đó hạn chế tối đa những sai sót.
Lựa chọn một số giải pháp hỗ trợ
Nên sử dụng tích hợp công nghệ đám mây để gia tăng khả năng lưu trữ thông tin của hệ thống, đồng thời bảo mật thông tin tốt hơn. Doanh nghiệp có nhu cầu lưu trữ thông tin về hệ thống máy chủ có thể sao lưu thông tin bằng cách đồng bộ để gia tăng khả năng lưu trữ dữ liệu quan trọng.
Quyết định kết hợp các giải pháp tối ưu nhất nhằm nâng cao chất lượng làm việc
Để hoạt động bán hàng diễn ra một cách trơn tru và hiệu quả, doanh nghiệp nên ứng dụng hệ thống quản lý đơn hàng vào trong quy trình quản lý của mình. Việc sử dụng hệ thống trên chắc chắn sẽ là một yếu tố mới giúp mở ra cơ hội phát triển nhanh chóng cho doanh nghiệp. Qua những thông tin trên, Fulfillment Vietnam hy vọng ràng sẽ giúp ích được cho bạn đọc trong quá trình lựa chọn hệ thống quản lý phù hợp cũng như cách sử dụng có hệ quả hệ thống ấy.
