Để có thể phát triển mô hình kinh doanh, bán hàng hiệu quả bạn cần phải biết quản lý. Quản lý về tài chính nguồn hàng, sản phẩm, đơn hàng sẽ giúp bạn tối ưu mang lại hiệu quả kinh doanh tốt. Sử dụng file excel quản lý bán hàng là một cách giúp bạn làm được điều này. Nếu bạn đang bán hàng mà chưa biết cách quản lý hay sử dụng file excel quản lý bán hàng như thế nào hãy xem ngay bài viết dưới đây nha.
File Excel quản lý bán hàng là gì?
Quản lý bán hàng là một công việc quan trọng không thể thiếu trong bất kì hoạt động kinh doanh nào. Quản lý bán hàng bao gồm các hoạt động nắm bắt thông tin, số liệu thống kê các dữ liệu về sản phẩm, doanh thu, chi phí, tồn kho… Qua việc quản lý chủ shop, người kinh doanh sẽ có cái nhìn tổng quát về hoạt động kinh doanh đang diễn ra, đảm bảo được sự vận hành theo kế hoạch.
Quản lý bán hàng bằng file excel là gì
File excel quản lý bán hàng là việc sử dụng excel vào thống kê, lưu trữ thông tin bán hàng. Các file excel này là các bảng tính, chia rõ các cột hàng, giúp doanh nghiệp dễ thống kê thông tin, tính toán số liệu. Từ việc phân tích số liệu trong các bảng excel giúp chủ shop dễ dàng điều hành công việc kinh doanh của mình
Vì sao bạn phải nên sử dụng file excel quản lý bán hàng
Quản lý bán hàng là việc mà bất kì ai làm kinh doanh cũng đều thực hiện. Từ ngày xưa công việc quản lý bán hàng được làm thông qua việc ghi lại kết quả bán hàng, thông tin khách, thống kê sản phẩm lại trong một cuốn sổ. Các cuốn sổ này được gọi là sổ thu chi, sổ quỹ. Với sự phát triển của công nghệ, phần mềm quản lý đơn hàng áp dụng vào công việc kinh doanh nhiều hơn. Excel ra đời như một giải pháp tiên tiến đối với các công việc kế toán, giải pháp bán hàng. Sử dụng excel để quản lý bán hàng mang lại nhiều lợi ích, trong đó phải kể đến 3 lợi quan trọng sau.
Những tiện ích mà excel mang lại trong việc quản lý bán hàng
Thông tin thống kê chi tiết
Excel là một ứng dụng chuyên dụng để tạo bảng tính, các loại công cụ và công thức để việc tính toán trở nên dễ dàng. Phần mềm excel ngày một được cải tiến và nâng cấp nhiều tính năng phục vụ cho nhu cầu thống kê, kế toán, hành chính.
Với cách quản lý thông thường, bạn sẽ lưu thông tin vào sổ sách. Việc này tiện lợi song sẽ tốn thời gian để tra cứu khi cần thiết.
Phần mềm excel giúp bạn thống kế theo bảng tính quản lý tìm kiếm dễ dàng chỉ với một thao tác tìm kiếm. Bảng tính có hàng cột, giúp bạn thể hiện và thống kê đầy đủ các thông tin cần thiết. Ví dụ lưu trữ các thuộc tính sản phẩm: tên, màu sắc, size, chủng loại, giá bán, giá nhập…
Tiết kiệm thời gian tính toán
Nhờ có các hàm tính toán mặc định có sẵn trong phần mềm các tác vụ tính toán trở nên dễ dàng hơn bao giờ hết. Bạn không cần phải tính toán bằng tay mất nhiều thời gian, đồng thời có thể xảy ra sai sót.
Excel có các hàm tính toán từ cơ bản đến nâng cao, đồng thời có hệ thống các biểu đồ để hệ thống dữ liệu. Quản lý bán hàng bằng excel bạn chỉ cần vài thao tác cơ bản bạn có thể tính toán nhanh các phép tính thông thường, độ chính xác là 100%. Các hàm tính tự động, doanh thu, chi phí chuẩn xác giúp bạn tiết kiệm thời gian. Tuy nhiên, có thể thể thực hiện tính toán bạn cần nhập dữ liệu đầu vào.
Chi phí “bằng 0”
Phần mềm Excel hiện nay sử dụng hoàn toàn miễn phí. Bạn có thể sử dụng bằng cách tải về máy tính hay ngay trên cả điện thoại bạn cũng có thể sử dụng một cách tiện lợi.
Đây là công cụ mà bạn có thể sử dụng không chỉ trong việc kinh doanh mà còn có thể sử dụng để quản lý cá nhân, lập thời gian biểu.
Với các shop nhỏ, mới bắt đầu kinh doanh việc lập các báo cáo, quản lý bán hàng trên excel là một việc hữu hiệu. Cách này giúp bạn tiết kiệm chi phí sử dụng phần mềm, đồng thời vẫn có đầy đủ tác vụ để bạn có thể thống kê bán hàng.
Xem thêm: File Excel quản lý sản phẩm đơn giản, hiệu quả
Xem thêm: Top 10 phần mềm quản lý bán hàng đa kênh miễn phí, dễ sử dụng
Tổng hợp mẫu File Excel quản lý bán hàng hot nhất 2022
Với phần mềm Excel bạn có thể tự do quản lý, tạo bảng biểu theo nhu cầu cá nhân của mình. Trong lĩnh vực kinh doanh bán hàng, các file excel quản lý bán hàng chủ yếu được sử dụng để thống kê số lượng sản phẩm, số lượng đơn hàng, quản lý tồn kho. Nếu bạn đang tìm một số mẫu excel để quản lý bán hàng thì có thể sử dụng một số mẫu dưới đây
File Excel quản lý tình hình kinh doanh
Bảng tính hình kinh doanh doanh nghiệp kiểm soát lượng tiền ra vào, cùng như các hoạt động nhập hàng ra vào hàng ngày. Các file này được tính hợp các công thức tính toán tự động để tính toán tiền lợi nhuận dễ dàng
Mẫu file tổng hợp tình hình kinh doanh
>> Tải ngay file Excel quản lý tình hình kinh doanh tại đây
File Excel Quản lý xuất-nhập-tồn kho
File excel để quản lý xuất nhập tồn là một file quan trọng để bạn biết được lượng tồn kho, số lượng sản phẩm cần nhập. Một file quản lý tồn kho đơn giản, thuận lợi bao gồm những trường quản lý sau:
- Ngày tháng năm giao dịch
- Mã đơn hàng
- Chứng từ giao dịch
- Tên mã hàng
- Số lượng
- Đơn giá
- Thành tiền
- Ghi chú nếu có
Ngoài ra bạn có thể sử dụng để lập các file xuất nhập tồn kho hàng kì với những số liệu hàng hoá đầu kì, nhập trong kì, và xuất trong kì
Mẫu file quản lý xuất nhập tồn hàng kì
>> Tải ngay file Excel quản lý xuất nhập tồn hàng kì tại đây
File Excel Quản lý doanh thu
Các file quản lý doanh thu cần được thực hiện ngay khi hoạt động kinh doanh bắt đầu. Nội dung file quản lý này bao gồm các thông tin:
- Tên khách hàng
- Tên mã hàng
- Ngày giao dịch
- Số lượng
- Ghi chú
Mẫu quản lý doanh thu cơ bản
>> Tải ngay file Excel quản lý doanh thu tại đây
File Excel Quản lý khách hàng
Quản lý khách hàng là điều cần thiết mà bất kì doanh nghiệp nào cũng cần phải làm. Sử dụng Excel giúp việc quản lý khách hàng dễ dàng hơn. Từ việc quản lý bạn có thể phân tích, chia khách hàng ra theo các tập riêng để có thể thực hiện nhiều chương trình khuyến mãi. Một file quản lý khách hàng sẽ gồm các thông tin:
- Tên khách hàng
- Mã khách hàng
- Số điện thoại
- Địa chỉ
- Email (nếu cần)
Xem thêm: Top 10 phần mềm quản lý bán hàng offline miễn phí tốt nhất hiện nay
Xem thêm: Top 10 phần mềm quản lý bán hàng miễn phí đơn giản, dễ sử dụng
Mẫu quản lý khách hàng bằng excel
>> Tải ngay file Excel quản lý khách hàng tại đây
Những điều cần quan tâm khi sử dụng file Excel quản lý bán hàng
Lưu ý gì khi sử dụng file excel để quản lý bán hàng
Sử dụng file excel quản lý bán hàng là điều vô cùng tiện lợi, tuy nhiên bạn cũng cần lưu ý một số điểm sau để có thể mang lại hiệu quả quản lý tốt nhất.
- Cần phải biết cách sử dụng Excel
Phần mềm excel tuy rất tiện dụng tuy nhiên liên quan nhiều đến tính toán, số liệu do đó khá phức tạp. Để có thể sử dụng được phần mềm, người dùng cần nắm rõ các nguyên tắc vận hành, đồng thời ghi nhớ các chức năng, công cụ, và đặc biệt là các hàm tính toán trên excel.
Nếu bạn không biết cách triển khai, sử dụng các hàm tính toán thì việc sử dụng excel chỉ giúp bạn lưu trữ thông tin khoa học và chính xác.
- Cần nhập dữ liệu đầu vào
Các file excel là nơi giúp bạn lưu trữ và xử lý dự liệu, để có thể thực hiện được các tác vụ này bạn cần phải nhập dữ liệu đầu vào. Các dữ liệu đầu vào cần phải chính xác thì các kết quả cho ra mới hiệu quả. Do đó vẫn cần có người nhập dữ liệu vào file
- Có thể mất thông tin dữ liệu
Mất dữ liệu là một nguy cơ bạn cần biết để phòng tránh khi sử dụng file excel để quản lý bán hàng. Sự cố hi hữu có thể xảy ra do đó cần đảm bảo thông tin bạn được sao lưu lại, có thể lưu trữ trên nhiều nguồn và nhiều thiết bị khác nhau để đảm bảo an toàn khi sử dụng
Hướng dẫn cách tạo file excel quản lý bán hàng
Tạo file excel quản lý bán hàng là một việc đơn giản, bạn có thể tham khảo các mẫu trên google. Dưới đây là một cách tạo file quản lý bán hàng với vài bước bán hàng đơn giản.
Bước 1: tạo các bảng quản lý bán hàng
- Mở file excel mới
- Tạo các sheet cần theo dõi cần thiết ví dụ như: Danh mục hàng, Báo cáo kho, Nhập hàng, quản lý kinh doanh
- Trong mỗi sheet trong đó bạn cần thiết lập riêng theo từng danh mục quản lý như các mẫu file excel bên trên
Mẫu nhập xuất tồn kho
Bước 2: Sử dụng các hàm tính toán để quản lý file excel
Để quản lý bán hàng bằng excel bạn cần phải biết các hàm tính toán. Dưới đây là 3 hàm cơ bản nhất mà bạn nên biết.
| Hàm thống kê | SUM | SUM(giá trị1; [giá trị2; …]) | Trả về tổng của một chuỗi các số và/hoặc ô |
| SUMIF | SUMIF(dải ô; tiêu chí; [dải_ô_tổng]) | Trả về tổng các giá trị có điều kiện qua một dải ô | |
| SUMIFS | SUMIFS(dải_ô_tổng; dải_ô_tiêu_chí1; tiêu chí1; [dải ô_tiêu chí2; …]; [tiêu chí2; …]) | Trả lại tổng một dải ô dựa vào nhiều tiêu chí. | |
| AVERAGE | AVERAGE(giá trị1; [giá trị2; …]) | Trả về giá trị trung bình số học trong một tập dữ liệu, bỏ qua văn bản. | |
| AVERAGEA | AVERAGEA(giá trị1; [giá trị2; …]) | Trả lại giá trị trung bình số học trong một tập dữ liệu. | |
| MAX | MAX(giá trị1; [giá trị2; …]) | Trả về giá trị lớn nhất trong một tập dữ liệu số. | |
| MIN | MIN(giá trị1; [giá trị2; …]) | Trả về giá trị nhỏ nhất trong tập dữ liệu số | |
| LARGE | LARGE(dữ liệu; n) | Trả về phần tử lớn nhất thứ n từ tập dữ liệu, trong đó n được người dùng xác định. | |
| SMALL | SMALL(dữ liệu; n) | Trả lại phần tử nhỏ nhất thứ n từ tập dữ liệu, trong đó n được người dùng xác định. | |
| COUNT | COUNT(giá trị1; [giá trị2; …]) | Trả về số lượng giá trị số trong tập dữ liệu. | |
| COUNTA | COUNTA(giá trị1; [giá trị2; …]) | Trả về số lượng giá trị trong tập dữ liệu | |
| COUNTIF | COUNTIF(dải ô; tiêu chí) | Trả lại số đếm có điều kiện qua một dải ô. | |
| COUNTIFS | COUNTIFS(dải_ô_tiêu_chí1; tiêu chí1; [dải ô_tiêu chí2; …]; [tiêu chí2; …]) | Trả lại số đếm của một dải ô dựa vào nhiều tiêu chí. | |
| UNIQUE | UNIQUE(Dải ô) | Trả về các hàng đơn nhất trong dải ô nguồn đã cho, hủy các hàng trùng lặp. Hàng được trả về theo thứ tự mà chúng lần đầu xuất hiện trong dải ô nguồn. | |
| RANK | RANK(giá trị; dữ liệu; [tăng_dần]) | Trả về thứ hạng của một giá trị được chỉ định trong tập dữ liệu. |
| Hàm dò tìm dữ liệu | VLOOKUP | VLOOKUP(khóa_tìm_kiếm; dải ô; chỉ mục; [được_sắp_xếp]) | Tìm kiếm theo chiều dọc. Tìm kiếm theo chiều dọc cột đầu tiên của dải ô cho một khóa và trả về giá trị của một ô được chỉ định trong hàng được tìm thấy. |
| HLOOKUP | HLOOKUP(khóa_tìm_kiếm; dải ô; chỉ mục; [được_sắp_xếp]) | Tìm kiếm theo chiều ngang. Tìm kiếm theo chiều ngang đầu tiên của dải ô cho một khóa và trả lại giá trị của một ô được chỉ định trong cột được tìm thấy. |
Kết luận
Trên đây là những file excel quản lý bán hàng hiệu quả mà bạn có thể sử dụng trong hoạt động kinh doanh của mình. Chắc chắn các file quản lý này sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian và công sức khi kinh doanh. Đồng thời, nếu bạn biết phân tích số liệu từ các dữ liệu thống kê này chắc chắn bạn sẽ có những điều chỉnh hoạt động kinh doanh bán hàng hiệu quả hơn.
