Một trong những phương pháp tổng hợp và đánh giá kết quả kinh doanh hiệu quả nhất chính là sử dụng mẫu báo cáo bán hàng. Dựa vào mẫu này, các nhà quản trị doanh nghiệp sẽ dễ dàng theo dõi để từ đó đưa ra những phương án điều chỉnh phù hợp nhất. Từ đó có thể dễ dàng tối ưu hóa thời gian quản lý và đảm bảo hiệu suất công việc.
Vậy báo cáo bán hàng là gì? Có những loại báo cáo nào đang được sử dụng phổ biến trên thị trường hiện nay? Hãy cùng theo chân Fulfillment Vietnam tìm hiểu về chủ đề này qua những thông tin dưới đây nhé
Báo cáo phản ánh nhiều thông số quan trọng
Báo cáo bán hàng là gì?
Báo cáo bán hàng được xem như một công cụ tổng hợp và phân tích dữ liệu thông tin. Bản báo cáo này cho phép người thực hiện thống kê nhanh chóng các thông tin, chỉ số về: doanh số, lợi nhuận, chi phí, nguồn tiền, hiệu suất hoạt động và tình hình kinh doanh của từng doanh nghiệp. Ngoài ra, một số nghiệp vụ phát sinh khác liên quan đến hoạt động kinh doanh cũng được thống kê tại báo cáo này.
Xây dựng và tổng hợp bản báo cáo bán hàng chính xác, khoa học sẽ giúp các nhà quản trị nhanh chóng nắm bắt tình hình hoạt động kinh doanh của công ty. Từ đó có nhận xét, đánh giá khách quan nhất về từng phòng ban cũng như từng nhân sự của doanh nghiệp. Bạn cũng có thể sử dụng phần mềm quản lý đơn hàng để hỗ trợ làm báo cáo.
Những loại mẫu báo cáo bán hàng theo chu kỳ
Hiện nay, trên thị trường có rất nhiều mẫu báo cáo bán hàng theo chu kỳ. Tuy nhiên, không phải mẫu nào cũng có thể đáp ứng đầy đủ thông tin để đưa vào sử dụng. Dưới đây là 4 mẫu bán hàng theo chu kỳ được nhiều nhà quản trị khuyên dùng. Các bạn có thể theo dõi cụ thể thông tin bên dưới.
Báo cáo bán hàng hàng ngày
Nếu cơ sở kinh doanh của bạn thuộc mô hình nhỏ, kinh doanh lẻ thì có thể tham khảo và sử dụng mẫu báo cáo bán hàng hằng ngày. Mẫu báo cáo này cho phép người dùng ghi nhận đầy đủ và chi tiết các hoạt động phát sinh trong ngày. Từ đó lưu giữ số liệu, thông tin trên hệ thống thông qua excel để dễ dàng quản lý và tìm kiếm. Nhờ mẫu báo cáo này, bạn có thể quản lý cùng lúc nhiều cơ sở kinh doanh khác nhau trong cùng một ngày, cùng một khoảng thời gian.
Báo cáo bán hàng hằng này cần theo dõi và bao quát được một số nội dung sau:
- Số lần liên lạc giữa nhân viên và khách hàng mỗi ngày
- Số email gửi đến khách hàng tiềm năng mỗi ngày
- Số đơn hàng phát sinh trong ngày
- Những khoản thu/ chi trong ngày
Xem thêm: Mẫu file excel quản lý đơn hàng đơn giản, hiệu quả
Xem thêm: Top 6 phần mềm làm hóa đơn trên điện thoại tốt nhất 2022
Ví dụ mẫu báo cáo bán hàng theo ngày
Thông qua những số liệu trên, nhà bán hàng có thể dễ dàng theo dõi, giám sát mọi hoạt động của đội ngũ nhân viên. Từ đó tiếp cận và dễ dàng đưa ra đánh giá khách quan nhất. Để có mẫu báo cáo bán hàng theo ngày, bạn chỉ cần sử dụng các tính năng cơ bản của excel. Một số trường thông tin cơ bản cần có trong báo cáo bán hàng theo ngày như:
- Ký hiệu/mã hàng hóa
- Tên sản phẩm
- Mô tả chi tiết sản phẩm
- Giá thành
- Số lượng tồn kho
- Số lượng bán ra (trong ngày)
- VAT
- Doanh thu
- Lợi nhuận, lợi nhuận sau thuế
- Chi phí
Báo cáo bán hàng hàng theo tuần
Khác với báo cáo bán hàng theo ngày, báo cáo bán hàng theo tuần sẽ không trực tiếp cập nhập cụ thể từng số liệu. Thay vào đó, báo cáo này sẽ tập trung đến những vấn đề bất cập trong quá trình kinh doanh. Để từ đó đưa ra được phương án giải quyết, khắc phục tình trạng này một cách nhanh chóng.
Bên cạnh báo cáo theo tuần, có thể kết hợp những cuộc họp cuối tuần để nâng cao hiệu suất quản lý. Từ đó cũng có thêm nhiều thông tin để bổ sung, hoàn thiện báo cáo tuần.
Trong những cuộc họp cuối tuần bàn về báo cáo bán hàng theo tuần đem lại nhiều lợi ích cho công tác quản lý như:
- Nâng cao khả năng cạnh tranh lành mạnh giữa đội ngũ nhân viên với nhau
- Giúp cải thiện sự liên kết, gắn kết giữa đội ngũ nhân viên. Từ đó tạo ra môi trường làm việc chuyên nghiệp, lành mạnh và khắc phục những hạn chế còn tồn đọng
- Phân quyền quản lý, giám sát cho từng nhân viên cụ thể để từ đó nâng cao tính tự giác, trách nhiệm trong công việc.
Báo cáo bán hàng hàng tháng
Báo cáo bán hàng theo tháng không bàn về những bất cập hay những giao dịch cụ thể mà nó đưa ra cái nhìn chung về tình hình kinh doanh của doanh nghiệp trong vòng một tháng. Thông qua báo cáo bán hàng tháng, chúng ta có thêm cái nhìn đa chiều hơn về xu hướng phát triển dài hạn. Một số thông tin có thể dễ dàng nắm bắt và quản lý thông quan báo cáo bán hàng tháng là:
- Doanh thu hàng tháng của đơn vị kinh doanh
- Trực tiếp phân khúc khách hàng tiềm năng
- Tỷ lệ chuyển đổi thành công
- Hiệu suất làm việc của từng đội nhóm
Những nội dung phản ánh trong báo cáo bán hàng tháng
Theo thời gian, số lượng báo cáo tháng tăng dần, dựa vào số báo cáo đó chúng ta có thể dễ dàng so sánh và đánh giá một cách chính xác nhất. Không những giúp nhà quản trị tiết kiệm thời gian mà còn tối ưu quỹ đạo hiệu suất bán hàng. Đặc biệt, thông qua những bản báo cáo tháng có thể đánh dấu vị trí kinh doanh của doanh nghiệp ở đâu trên lộ trình tiến đến mục tiêu.
Xem thêm: Hướng dẫn phần mềm đọc file xml hóa đơn điện tử
Xem thêm: Top 7 App bán hàng Online không cần vốn uy tín 2022
Báo cáo bán hàng hàng quý/năm
Không thể bỏ qua mẫu báo cáo bán hàng theo quý/năm trong quá trình quản lý hoạt động kinh doanh. Các số liệu trong báo cáo nằm trong khoảng thời gian dài từ 3 tháng đến 1 năm. Vì thế là hình thức trình bày cũng như cách cập nhập số liệu cũng có sự khác biệt. Bản báo cáo bán hàng theo quý/năm phần nào phản ánh lên tình hình kinh doanh trong thời gian dài của doanh nghiệp.
Bên cạnh đó chúng ta cũng dễ dàng đánh giá hiệu suất hoạt động, khả năng thực hiện hóa mục tiêu cũng được biểu thị rõ ràng. Một số thông tin cần có trong bản báo cáo bán hàng quý/năm như:
- Tổng doanh số bán hàng của toàn doanh nghiệp/cửa hàng
- Tổng lợi nhuận trước và sau thuế
- Số thuế/thuế phí phải đóng
- Tổng chi phí
- Các khoản chi phí phát sinh khác
Các mẫu báo cáo bán hàng theo tháng
Dưới đây là một số mẫu báo cáo bán hàng theo tháng có thể áp dụng cho nhiều mô hình kinh doanh lớn nhỏ khác nhau. Tùy theo mỗi đơn vị có thể điều chỉnh thêm một vài tiêu chí để mẫu báo cáo hoàn thiện và khoa học hơn trước.
Báo cáo hoạt động bán hàng
Một trong những điểm khác biệt của mẫu báo cáo hoạt động bán hàng chính là báo cáo được thể hiện dưới dạng biểu đồ. Vì vậy mà khả năng tiếp nhận thông tin ngày một dễ dàng và nhanh chóng hơn, giúp đẩy nhanh quá trình so sánh và đánh giá hiệu quả kinh doanh. Đây là biện pháp tối ưu nhất để giúp các nhà quản trị có được cái nhìn tổng quan nhất về hoạt động doanh nghiệp của mình.
Một số nội dung trong báo cáo hoạt động kinh doanh (bán hàng)
Báo cáo phân tích doanh số
Doanh số bán hàng được hiểu đơn giản là tổng số tiền thu được từ công việc bán hàng của doanh nghiệp trong một khoảng thời gian ấn định. Doanh số đã bao gồm nguồn tiền đã thu và nguồn tiền chưa thu. Có thể tính doanh số một cách nhanh chóng bằng công thức:
| Doanh số = Đơn giá bán x Số lượng |
Thông qua doanh số bán hàng, nhà quản trị có thể dễ dàng hiểu và nắm bắt được hiệu suất làm việc trong khoảng thời gian đó. Cụ thể về một số nội dung như:
- Khả năng thực hiện mục tiêu
- Năng lực bán hàng của đội ngũ nhân viên
- Khả năng thực hiện hóa chiến lược sản phẩm
- Khả năng thực hiện hóa chiến lược giá bán
- Khả năng thực hiện hóa chiến lược kênh phân phối
- Khả năng thực hiện hóa chiến lược xúc tiến như: quảng bá, truyền thông, pr sản phẩm.
Báo cáo tiến độ thực hiện doanh số tuần/tháng/năm
Báo cáo tiến độ thực hiện doanh số tuần/tháng/năm được các giám đốc sử dụng để dễ dàng tiếp cận và nắm bắt tình hình kinh doanh từng mốc thời gian. Thông qua báo cáo ấy, giám đốc có thể đưa ra những phương án điều chỉnh thích hợp và kịp thời nhất.
Báo cáo doanh số ghi nhận chi tiết theo đơn hàng
Báo cáo doanh số ghi nhận chi tiết đơn hàng cho phép người đọc hiểu được những nội dung quan trọng sau:
- Theo dõi thông tin chi tiết từng đơn hàng: thông tin người mua, thông tin nhân viên bán hàng, doanh số được tính cho phòng ban nào,…
- Dễ dàng so sánh được doanh số đạt được với KPI đề ra
- Tiếp nhận và xử lý kịp thời những bất cập
- Nhanh chóng đưa ra những giải pháp để điều chỉnh kịp thời
Ví dụ báo cáo theo đơn hàng sản phẩm điện thoại thông minh iphone
Dự báo doanh thu theo tình hình phân bổ chi phí
Một trong những mẫu báo cáo được sử dụng phổ biến đó là báo cáo dự báo doanh thu theo tình hình phân bổ chi phí. Thông qua báo cáo này, các nhà quản trị có thể theo dõi sát sao số lượng đơn hàng và tình trạng cụ thể của những đơn hàng ấy.
Bên cạnh đó cũng đồng thời quản lý về doanh thu, lợi nhuận, chi phí trong quá trình bán hàng của doanh nghiệp. Từ đó việc quản lý, nắm bắt tình hình làm việc của nhân viên được thực hiện nhanh chóng và có hiệu quả hơn.
Với những chia sẻ trên, Fulfillment Vietnam hy vọng bạn sẽ có cái nhìn chính xác nhất về mẫu báo cáo bán hàng. Từ đó lựa chọn cho doanh nghiệp mình những form mẫu báo cáo phù hợp nhất nằm tối ưu hiệu suất quản lý. Hãy cân nhắc và lựa chọn thật kỹ vì bạn là một nhà quản trị thông thái. Đừng quên follow để cập nhập thêm nhiều kiến thức bổ ích nhé
